МИНПРОСВЕЩЕНИЯ РОССИИ

Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение

«Центр образования №28»

(МБОУ «ЦО №28»)

Методическое объединение истории и обществознания

Автор разработки: учитель истории, обществознания и права. Педагог дополнительного образования

Юцис Алексей Эдуардович

Тула - 2021

Помните, что каждая минута, потраченная на планирование, экономит десять минут вашего труда. Брайан Трейси.

Планирование – это вид деятельности, связанный с постановкой целей (задач) и действий в будущем. Оно является важнейшей функцией управления, которая так же, как и управление видоизменяется в процессе развития экономики.

Планирование представляет собой функцию управления. Сущность этого процесса заключается в логичном определении развития предприятия, постановке целей для любого сектора деятельности и работы каждого структурного подразделения, что необходимо в современных условиях. При осуществлении планирования ставятся задачи, определяются материальные, трудовые и финансовые средства для их достижения и сроки исполнения, а также последовательность их реализации.

Кроме того, анализируются и выявляются факторы, имеющие влияние на развитие деятельности предприятия, для своевременного предотвращения их на стадии возникновения в случае их негативного влияния.

Цель должна быть четкая и ясная. Без определения цели дело не продвинется и по самой «гладкой дороге». Томас Карлейль рекомендует ставить амбициозные цели, т.к. при этом условии маленькие цели достигаются в любом случае.

1. Определите доступное время

У каждого человека есть дела, которые он выполняет каждый день и тратит на них определенное количество времени. Необходимо заранее решить, сколько свободного времени потратить на работу, сколько на саморазвитие, а сколько на здоровье, семью и развлечения.

2. Распланируйте основные действия

Определения ряда обязательных действий для выполнения запланированной работы.

3. Определите дела с высоким приоритетом

Именно эти дела должны быть на первом месте, что совсем не обязательно означает делать их в первую очередь.

4. Планируйте время для непредвиденных обстоятельств

Типичная ошибка новичков в планировании — думать, что все пройдет именно так, как запланировано. В нашем мире подвести может кто и что угодно: люди, обстоятельства, погодные условия, валютный курс, политика государства, собственный организм. Необходимо выделить несколько часов в резерве.

5. Распланируйте дискреционное время

Дискреционное время — это время, которое остается между вашими заданиями в том случае, если вы их выполнили раньше, чем предполагали. А также это сознательно выделенный период времени, во время которого вы хотите достичь целей. Все зависит от ваших ценностей и приоритетов. Для некоторых людей это может быть прочтение книжки или просмотр фильма.

6. Анализируйте свою деятельность

При планировании будет недостаточно пытаться успеть сделать все дела. Вам понадобится искать возможно вечный баланс. Даже самые успешные люди являются крайне гибкими при планировании — они внимательно изучают самих себя, свой организм и его возможности для того, чтобы с каждой неделей совершенствовать свой список дел. Также вы можете делегировать свои обязанности, просить о помощи и отправлять задачи на аутсорсинг.

Методы планирования:

• Метод простого планирования. Все дела, которые необходимо сделать записываются в ежедневник или органайзер по мере их поступления. Задачи обычно планируются в столбик и нумеруются.

• Метод приоритетного планирования. Данный метод очень похож на предыдущий. Отличие в том, что дела ранжируются по степени важности и срочности.

• Метод «шести задач». Записываются все дела, которые необходимо сделать в ближайшем будущем. Из них выбираются 6 самых важных, которые необходимо сделать завтра. Пронумеровываются дела в порядок убывающей важности и переписываются в ежедневник. Далее список дел выполняется по степени их важности.

• Метод Д. Эйзенхауэра. Важно расставить приоритеты и определить важные и второстепенные дела. В зависимости от степени важности и срочности дела группируются в четыре основные блока: А, В, C, D.

Задачи А — срочные/важные;

Задачи В — срочные/не важные;

Задачи С — не срочные/важные;

Задачи D — не срочные/не важные.

 А. Срочные и важные задачи необходимо выполнять в первую очередь и самостоятельно. Они никогда не делегируются другим людям.

B. Срочные и не важные задачи. Если это не так уже и важно, и все же необходимо выполнить очень срочно, то эти задачи, можно делегировать кому-то из коллег.

C. Не срочные и важные.  Из-за того, что это не очень срочно, дела часто откладываются в сторону на определенное время, т.к. человек может быть занят другими важными задачами, более срочными и менее важными. Опасность в том, что неожиданно и эти задачи становятся очень срочными. Рекомендуется выполнение всех дел вовремя, не допуская того, чтобы не срочные задачи становились срочными.

D. Не срочные и не важные.  Большинство людей жалуются на нехватку времени, и все же проводят много времени, занимаясь именно этими делами. Если действительно необходимо выполнить данные цели и задачи тратьте на них как можно меньше времени.

Таблица 1. Метод Д.Эйзенхауэра.

• Принцип 80/20 или «правило Парето». «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий – лишь 20% результата».

• Метод помидора.

Эффективное чередование времени работы и перерывов. Для использования данного метода необходимо включить таймер на 25 минут – это 1 помидор, а затем сделать 5 минутный перерыв. Именно 25 минут человек может эффективно концентрироваться над выполнением определенной задачи. В это время нельзя отвлекаться, или переключаться на другую работу. Ровно через 25 минут необходимо отвлечься, отдохнуть, выпить воды. В день таких помидоров может быть 10.

• «Съешьте лягушку»

Так Брайан Трейси называет выполнение самых сложных и неприятных дел. Самые неприятные дела лучше сделать сразу с утра, вне зависимости от степени их важности. Можно составить целый список из таких «лягушек» (звонок неприятному клиенту, уборка на столе и т.п.).

Практические рекомендации по эффективному планированию времени:

1. Поймите, что тайм-менеджмент не миф. Вне зависимости от того, насколько вы организованы в сутках есть 24 часа. Течение времени не меняется. Все, что мы действительно можем – организовать себя таким образом, чтобы эффективно использовать то время, которое у нас есть.

2. Разберитесь, где вы теряете время. Многие из нас не замечают свои «источники траты времени». Посмотрите и сформируйте свою реальную картину использования времени. Это первый шаг к эффективному планированию.

3. Составьте план рабочего дня. Планируйте свои дела следующего дня накануне вечера. Просматривайте свой список перед началом дня. Список должен быть общим и размещаться на одном листе, а не на разрозненных клочках бумаги. В конце дня подсчитывайте количество своих достижений. Незавершенные задачи перенесите на следующий день и старайтесь выполнить, одними из первых.

4. Подберите свой инструмент для планирования времени, который будет удобен именно для вас: ежедневник или органайзер и письменно фиксируйте все задачи и планы. Всегда, по возможности, носите с собой свой планировщик, т.к. вы не можете знать, когда у вас может появиться та или иная задача.

5. Расставляйте приоритеты. Каждый день следует начинать из расстановки приоритетов по вашим текущим задачам. Оцените свои задачи, используя один из вышеперечисленных методов планирования времени.

6. Разбивайте большие задачи на части или этапы. В этом случае они не будут вас подавлять своим масштабами, срочностью и значимостью. Ощущение, что задание слишком большое обернется чувством перегруженности и растерянности.   

7. Не откладывайте «на потом». Если вы будите выполнять все дела своевременно, они не потребуют от вас излишнего расходования сил и времени. Разумеется, необходимо следить за тем, чтобы рутинные и текущие дела не заслоняли от вас, по-настоящему, важных задач и целей.

8. Задавайтесь конкретными сроками. Это поможет вам использовать свое время более разумно. Работа у вас отнимает ровно столько времени, сколько вы ей посвящаете. Если вы не зададитесь какими-то конкретными сроками, она может длиться дольше, чем требуется.

9. Наведите порядок на рабочем столе. На рабочем столе необходимо хранить только самые необходимы вещи. Очистите свой стол от ненужных вещей и бумаг. Все должно лежать на своих местах, чтобы не приходилось тратить время на поиск того или иного документа.

10. Делегируйте обязанности. Для того, чтобы использовать свое время эффективно, вам необходимо передать часть нагрузки другим людям. Делегируйте только простые задачи вспомогательного характера, т.к. стратегические и важные задачи необходимо выполнять самостоятельно.

Один из способов планирования — по времени рабочего дня:

• утро (что нужно сделать в самом начале рабочего дня);

• день (задачи на первую и особенно вторую половину дня);

• вечер (вопросы, которые можно решить под конец или даже по окончании рабочего дня).

То есть все предстоящие на завтра дела группируются в три блока в зависимости от вашего личностного типа («жаворонок» вы или «сова»). Задачи, требующие значительных усилий, лучше решать тогда, когда ваша работоспособность самая высокая.

Следующий способ — по видам деятельности:

• письма;

• работа с документами;

• совещательная деятельность внутри компании (рабочие встречи, собрания и др.);

• совещательная деятельность вне компании (встречи и переговоры с партнерами, поставщиками, клиентами и др.).

Воспользовавшись такой классификацией при определении объема работы на следующий день, вы сможете, во-первых, оценить, дел какого типа получилось больше всего, и во-вторых — скорректировать их таким образом, чтобы устранить однообразие. В идеале, руководителю нужно выделить определенные часы на работу с письмами и другими документами и отметить их в рабочем расписании.

Можно также сортировать ежедневные дела по областям менеджмента:

• финансы;

• сбыт;

• производство;

• маркетинг;

• управление персоналом и т.д.

С учетом того, что любой процесс проходит определенные стадии, можно выделить еще один вид классификации ежедневных дел — по стадиям процесса:

• инициирование (все дела, которые нужно начать, то есть инициировать);

• планирование (мероприятия, находящиеся в стадии разработки и требующие составления планов);

• исполнение (дела, которые реализуются сейчас);

• анализ (работа с документами, отчетами, а также решение других задач мыслительного характера);

• контроль (мероприятия, цель которых — проверка работы тех или иных подразделений и сотрудников, наблюдение за выполнением проектов и др.);

• завершение (дела, которые нужно закончить).

Таким образом, можно сказать, что планирование как функция управления означает стремление учитывать заблаговременно все внешние и внутренние факторы, которые обеспечивают подходящие условия для нормального функционирования и развития предприятия. Оно также определяет разработку комплекса мероприятий, устанавливающих последовательность достижения конкретных целей с учетом возможностей наиболее результативного использования ресурсов каждым производственным подразделением и всем предприятиям. Поэтому планирование призвано обеспечить взаимосвязь между отдельными структурными подразделениями предприятия, которые содержат всю технологическую цепочку. Такая деятельность основывается на обнаружении и прогнозировании спроса потребителей, анализе и оценке имеющихся в наличии ресурсов и перспектив развития конъюнктуры. Отсюда следует необходимая увязка планирования с маркетингом и контролем для постоянной корректировки показателей производства и сбыта в связи с изменениями спроса на рынке. Планирование охватывает как текущий, так и перспективный временной период и осуществляется в виде прогнозирования и программирования.

Список литературы:

1. Басовский Л. Е. Прогнозирование и планирование в условиях рынка. // 2009. C. 260.

2. Brian Tracy. Eat that frog! 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time. // 2008. C. 158.

3. Веснин В. Р. Управление персоналом. // 2011. С. 688.

4. Пугачев В. П. Планирование персонала организации. // 2011. С. 235.